Здравствуйте, уважаемые форумчане.
ООО собирается расширить круг учредителей. Учредители находятся не в России, поэтому ищем способ удостоверения решений по итогам собрания без личного присутствия голосующих.
Учредители хотят проводить собрания дистанционно с использованием технических средств. Протоколы хотят подписывать простой электронной подписью с применением определенного сервиса, о чем прописывают в уставе.
Но я понимаю, что при таком ведении дел мы рано или поздно столкнемся со следующей проблемой:
например, необходимо изменить Устав. Решение об изменении устава , точнее протокол собрания, необходимо будет заверить у нотариуса. Но на данный момент нотариусы разводят руками и отказываются заверять протоколы, которые были подписаны дистанционно (обзвонила нескольких, везде отказали). Как мне объяснили, приходите с ключом ЭП и подписываете. Но личное присутствие не наш вариант.
В связи с этим должна быть альтернатива подписания протоколов по итогам собрания. Подскажите, будет ли легитимна следующая формулировка в Уставе:
1. Принятие Общим собранием участников в форме совместного присутствия (в том числе в дистанционном формате) решений и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии, подтверждается одним из способов, указанных ниже (при этом, выбор способа подтверждения принятия решений утверждается на Общем собрании участников, на котором данные решения принимаются):
1.1 Принятие Общим собранием участников в форме совместного присутствия (в том числе в дистанционном формате) решений и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии, подтверждается проставлением на протоколе собрания подписей всех участников Общества, присутствовавших на собрании, председательствующего на собрании и секретаря собрания, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, и не требует нотариального удостоверения.
1.2 Принятие Общим собранием участников в форме совместного присутствия (в том числе в дистанционном формате) решений и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии, подтверждается с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения, проставлением на протоколе собрания подписей председательствующего на собрании и секретаря собрания или иным способом, не противоречащим закону и не требует нотариального удостоверения.
Достичь формулировками, приведенными выше, хотели следующего: на каждом собрании решаем как будут утверждены принятые на этом же собрании решения.
1 вариант: все участники подписывают электронной подписью протокол, не требует нотариального удостоверения.
2 вариант: запись видеоконференции, которая будет подтверждать факт проведения собрания, идентификацию присутствовавших и их голоса. По итогам- подписание на бумаге протокола секретарем и председателем (не требует нотариального удостоверения).
Очень буду ждать Ваших мнений. Не уверена, что в принципе возможно подтвердить решение подписями только председателя и секретаря.